Anita Rubin
Systeemin määrittely
Systeemi voidaan määritellä monella erilaisella tavalla. Ensinnäkin systeemi koostuu rajatusta määrästä erillisiä tekijöitä, jotka ovat usein myös määriteltävissä omiksi, pienemmiksi systeemikseen eli alasysteemeiksi. Näiden tekijöiden tai alasysteemien välillä on jännitteitä ja toiminnallisia tai elimellisiä yhteyksiä, jotka samalla erottavat ne ympäristöstä omaksi kokonaisuudekseen. Samalla mitä korkeammalla hierarkiassa systeemi toimii, sitä abstraktimpi ja yleisluontoisempi se on. Voidaankin ajatella, että jotta olio voidaan määritellä systeemiksi, siinä pitää olla vähintään kaksi keskenään tavalla tai toisella sidoksissa olevaa tekijää. Checkland (1985) määrittelee systeemin ominaisuuksiksi, että se koostuu erityisestä, määriteltävissä olevasta yhtenäisestä kokonaisuudesta, jonka osat ovat määriteltävissä olevassa suhteessa toisiinsa. Nämä osat voivat kukin muodostaa oman systeeminsä.
Siitä huolimatta systeemi on sellaisenaan jotain enemmän kuin osiensa – alasysteemiensä – summa. Tämä johtuu siitä, että sen luonteeseen kuuluu osien lisäksi myös prosesseja niiden välillä, kuten vuorovaikutusta, yhteisvaikutuksia, informaation ja energian siirtoa. Tämän vuoksi systeemiä kutsutaan emergenttiseksi – omin ehdoin kehittyväksi.
Systeemi voi olla esimerkiksi sarja vuorovaikutuksessa olevia objekteja tai elementtejä, joiden tarkoituksena on päästä tiettyyn lopputulokseen. Systeemiteorian avulla yritetään selittää erilaisia ilmiöitä, niin luonnollisia kuin teknillisiäkin. Systeemi rakentuu hierarkkisesti, eli ylimmällä tasolla systeemiä voidaan kuvata yhdellä alkiolla. Alemmille tasoille siirryttäessä edelliset tason alkioita sekä niiden välisiä suhteita kuvataan tarkemmin. (Lisätietoa systeemiteoriasta ks. http://www.bsn-gn.eku.edu/BEGLEY/GSThand1.htm)
Avoimet systeemit ja palaute
Systeemi voidaan eristää ympäristöstään ja se siten voi olla toiminnalliseen ympäristöönsä nähden joko suljettu tai avoin. Avoin systeemi vaihtaa ympäristönsä kanssa ainetta, energiaa tai tietoa (Checkland 1985, 82). Sen jälkeen, kun energia ja tieto ovat siirtyneet systeemiin, ne prosessoidaan ja tuloutetaan ympäristöön muodossa tai toisessa. Avointa systeemiä voidaan kuvata tapahtumien kehäksi, jonka puitteissa organisaatio tai olio on vaihdantasuhteessa ympäristönsä kanssa. Tämän vaihdantasuhteen ylläpitämiseksi systeemin on kyettävä negatiiviseen entropiaan eli sen on pysyttävä elossa ja pidettävä itseään yllä, sillä termodynamiikan toisen lain mukaisesti suljetut systeemit siirtyvät aina kohti osiensa täydellistä hajaantumista ja täydellistä epäjärjestystä. Suljettu systeemi ei siis ole vuorovaikutuksessa ympäristönsä kanssa.
Negatiivisella palautteella on myös tärkeä tehtävä systeemin itseohjautuvuuden ja oppimiskyvyn kannalta: se ohjaa systeemiä pysymään oikealla tiellä. Positiivinen palaute – tulos – voidaan siten ymmärtää vältettyjen negatiivisten vaihtoehtojen summana. Avointa systeemiä leimaa lisäksi homeostasia, jolla tarkoitetaan systeemin aktiivista sisäisen tilan ylläpitoa. Se tapahtuu eliminoimalla liika vaihtelu ja ulkoisten ärsykkeiden häiritsevät vaikutukset. Avoimet systeemit pyrkivät lisäksi kohti erilaistumista ja erikoistumista.
Oppivat systeemit
Kuusen (1999) termejä käyttääksemme voidaan ajatella myös, että avoimet systeemit ovat oppimiskykyisiä olioita. Oppimiskykyiset oliot, joita eivät hallitse ainoastaan deterministiset luonnonlait vaan myös niiden oma tahto, ovat ennustamattomampia kuin oppimiskyvyttömät systeemit, joiden toiminta kussakin tilanteessa voidaan usein ennustaa melko tarkkaan niiden historian – siis edeltävien tapahtumien ja esimerkiksi niiden pohjalta tehdyn aikasarjan – ja tarkasteluhetkellä vallitsevien olosuhteiden perusteella. Myös oppimiskyvyttömät systeemit, silloinkin kun niiden käyttäytymistä hallitsevat täysin deterministiset luonnonlait, saattavat olla ennustamattomia tai ainakin hyvin vaikeasti ennustettavia siksi, että niiden alkutilaa on käytännössä mahdotonta tuntea riittävällä tarkkuudella. Deterministiset järjestelmät ovat nimittäin hyvin alkuarvoherkkiä. Suuresta joukosta keskenään samantyyppisiä systeemejä – olivat ne sitten oppimiskykyisiä tai -kyvyttömiä – voidaan kuitenkin usein tehdä ainakin suuntaa-antavia tilastollisia ennustuksia. (Kuusi 1999, 22-25; ks. myös Niiniluoto 1999.)
Avoin ja oppiva systeemi siis tuo sisäänsä jotain ja tuottaa ulospäin jotain muuta. Tätä liikettä kutsutaan nimellä palaute (feedback). Palauteprosessi on tärkeä erityisesti informaation kuljettamisessa, koska sen toimivuudesta riippuu systeemin menestys ja kehitys. Avoimen systeemin luonteeseen kuuluu, että se vastaanottaa ympäristöstään energiaa, ainetta tai aineeseen sidottua informaatiota (input). Systeemin sisällä tapahtuu erilaisia prosesseja, joiden seurauksena se tuottaa toisenlaista ainetta tai energiaa (output). Tähän prosessiin systeemi käyttää energiaa, jota se myös saa ulkoa ympäristöstään. Rationaaliset systeemit ovat suunniteltuja, kun taas luonnolliset systeemit kehittyvät spontaanisti ja evolutionaalisesti. Avoimen systeemin ekonomian ylläpitämisessä ratkaisevaa on säätely. (Begley 1999.)
Ihmisen tekemät systeemit
Checklandin jaottelun mukaan (1985, 110-121, ks. myös Keskinen 1999, 66; 2001) systeemit voivat olla myös joko olemassa luonnossa tai ne voivat olla tavalla tai toisella tietoisesti rakennettuja tai ne voivat kehittyä ihmisen toiminnan tuotoksena. Luonnon systeemit ovat muodostuneet luonnonvoimien vaikutuksesta. Ihmisen toiminnan johdosta syntyneet systeemit taas voidaan jakaa kolmenlaisiin kokonaisuuksiin:
- Suunnitellut aineelliset systeemit muodostuvat tietoisen suunnittelun tuloksena. Esimerkkinä voisi olla vaikka kaupungin tai kunnan sähkönjakeluverkosto.
- Suunnitellut abstraktit systeemit ovat laajempia ihmisen tekemiä kokonaisuuksia, jotka voivat koostua myös tietoisesti rakennetuista käsitteellisistä kokonaisuuksista. Tällaisesta systeemistä voisi esimerkkinä olla vaikkapa Suomen poliittinen järjestelmä, joka koostuu erilaisista alasysteemeistä kuten vaalit, kansanedustuslaitos, puoluekoneisto jne.
- Kolmas tietoisten systeemien laji on ihmisen toiminnalliset systeemit: ihmiset muodostavat systeemejä toteuttaakseen jotain tarkoitusta, luodakseen jotain, toimiakseen yhdessä tai saavuttaakseen jonkin päämäärän. Keskinen (1999, 66) kuvaa esimerkkinä toiminnallisista systeemeistä kuoroa, jossa kuoron jäsenet tietävät, että yhdessä toimimalla saavutetaan yhteinen tavoite. Siitä huolimatta kuoron yksittäisillä jäsenillä saattaa olla erilaisia käsityksiä siitä, minkä vuoksi hän on kuoron jäsen tai mikä kuoron perustarkoitus on. Kuitenkin yhteinen tavoite ja toiminta sen saavuttamiseksi määrittää kuoron rajat ja erottaa sen toimintaympäristöstään omaksi systeemiseksi kokonaisuudekseen.
Kompleksisuus ja kompleksiset ongelmat
Kompleksisuuteen sisältyy tietoisuus siitä, että kokonaisuus ensinnäkin on jotain enemmän kuin vain osiensa summa, eikä se siten ole mitattavissa ja selitettävissä pelkästään sen avulla, että ymmärretään sen eri osasten ominaisuudet, tehtävät ja toimintamuodot. Kompleksinen ilmiö tai asia on siten laadullisesti erilainen kuin sen yksittäiset osat ja siten ilmiön ymmärtäminen vaatii enemmän tietoa ja selvittelyä kuin pelkästään sen osa-alueiden tuntemus. Tällä tavalla ymmärrettynä kompleksisuusajattelu on hyvin samankaltaista kuin systeemiajattelu. Toiseksi jokin muodostuva kompleksinen kokonaisuus myös vaikuttaa niihin osailmiöihin ja -asioihin, joista se muodostuu ja sen vuoksi se itse muuttuessaan väistämättä muuttaa myös niitä.
Pehmeä systeemimetodologia kehitettiin erityisesti laajojen ja kompleksisten ongelmien ymmärtämiseksi. Taustaoletuksena on, että esimerkiksi yhteiskunnalliset ongelmat eivät johdu vain ko. ongelma-alueen sisäisistä syistä vaan niihin vaikuttavat myös muut yhteiskunnallisen päätöksenteon ja tapahtumisen alueet.
Esimerkiksi globaalin tason köyhyyttä ei voida vähentää vain toimittamalla lisää jauhoja köyhille alueille. Köyhyyden vähentäminen vaatii sen ymmärtämistä paljon laajempana ilmiönä. Siihen vaikuttavat mm. demografiset tekijät, alueen kulttuuri ja historia (esimerkiksi se, onko ko. alue ollut siirtomaa), talouden rakenne, maatalouden kehitysaste, eroosio, naisten koulutuksen aste, uskonnon vaikutus jne. Ongelma on siis kompleksinen, ja pehmeän systeemiajattelun tutkimuskohteena on juuri organisoitunut kompleksisuus.
Kompleksiset systeemit
Kompleksisella systeemillä, tilalla tai kokonaisuudella tarkoitetaan erilaisista osista (elementeistä, tapahtumista, vaikutus- tai tapahtumaketjuista) erottamattomaksi kietoutunutta, monimutkaista kokonaisuutta, jota on työlästä eritellä, analysoida tai ratkaista. Checkland (1985, 102) sanookin, että kaoottiselta tuntuva universumi ei ole vain erillisten, omien lakiensa mukaan toimivien ilmiöiden kooste vaan pikemminkin keskenään vuorovaikutuksessa olevien kompleksisten systeemien kokonaisuus.
Systeemiä voidaan pitää kompleksisena, jos se on ensinnäkin avoin ja toisekseen jos sillä on jatkuva kaksisuuntainen informaation kulun järjestelmä (Keskinen 2001). Kaikki informaatio ei tietenkään ole luonteeltaan sellaista, että sillä olisi erityistä vaikutusta systeemin toimintoihin tai järjestelmiin. Puhutaankin kriittisestä informaatiosta, kun tarkoitetaan sellaista informaatiota, joka vaikuttaa systeemiin ja jonka käsittelemiseksi systeemissä ei välttämättä ole valmiita keinoja. Mitä enemmän systeemiin virtaa kriittistä informaatiota, sitä epävakaisemmaksi se tulee ja sitä varmemmin se vähitellen lähestyy kaoottista tilaa. Systeemin kyky itsensä säätelyyn määrää sen järjestyksen asteen.
Systeemin muutos
Checkland (1985, 94) ja Mannermaa (1991) esittävät, että ihmisen tekemä systeemi muuttuu aina kohti suurempaa kompleksisuutta. Erityisesti tämä koskee sosiaalista muutosta. Samat osat, toiminnot ja elementit, joista systeemi muodostui aikaisemmin, ovat edelleen nähtävissä muutoksen jälkeenkin, mutta niiden lisäksi systeemiin on tullut jotain uutta, jotain sellaista, joka muuttaa näiden elementtien merkityksen ja keskinäisen suhteen toisenlaiseksi. Ongelmana on tietysti silloin systeemin hallinta – miten hallita muutosta?
Keskinen (1999, 2001) kuvaa systeemin muutosta informaation kasvaessa seuraavasti:
Kuvio 1. Systeemin muutos informaation kasvaessa
Kun siis informaatio avoimessa systeemissä kasvaa, sille avautuu monia vaihtoehtoisia polkuja tulevaisuudessa. Samalla sen ohjausjärjestelmässä (johtamisessa), sisäisissä järjestelmissä, alasysteemeissä ja sitä kautta totutuissa toiminnan muodoissa tapahtuu muutoksia. Esimerkiksi mahdollisuudet ylläpitää järjestystä, hallita tiedonkulkua tai johtaa systeemiä vanhoilla menetelmillä heikentyvät, kun olosuhteet systeemin sisällä muuttuvat. Myös systeemin kyky hankkia uutta energiaa kasvavan informaation käsittelemiseksi, hyödyntämiseksi joutuu koetukselle. Ennakoimattomuus, hämmennys ja epävarmuus lisääntyvät samalla, kun kaaoksen mahdollisuus kasvaa. Kaaos voidaan tietysti ymmärtää samalla kertaa uhkana tai mahdollisuutena – se sisältää aihion molempiin.
Tämä kaikki lisää vapausasteita – ei ollakaan enää sidottuja vanhoihin ja totuttuihin toiminnan muotoihin ja tapoihin, vaikka samalla muutos tuntuu uhkaavalta ja myös muutosvastarinta nostaa päätään. Tästä ajattelutavasta ja teoreettisesta näkemyksestä on kysymys, kun puhutaan evolutionaarisesta tai kaaosteorian yhteiskunnalliseen sovellutukseen perustuvasta tulevaisuudentutkimuksesta ja systeemiajattelusta (ks. esim. Mannermaa 1991).
Kaiken kaikkiaan muutoksessa systeemin sisäinen kompleksisuus kasvaa. Muutos luo mahdollisuuksia valita uusia toimintamuotoja, mutta tämä edellyttää sitä, että selvitetään vaihtoehdot. Tähän pehmeä systeemimetodologia (SSM) antaa hyvän työkalun.
Mitä systeemin muutoksessa tapahtuu?
Systeemimetodologia siis antaa tavan tarkastella systeemin tilaa eri aikoina. Pehmeän systeemimetodologian etuna on se, että sen avulla voidaan selvittää muutoksen vaikutusta systeemin tilaan ja samalla miettiä niitä strategisia ratkaisuvaihtoehtoja, joita systeemillä on käytettävissään vaikuttaakseen haluamallaan tavalla tähän muutokseen. Keskinen (1999, 67-68) kuvaa systeemin kaavana yleisellä tasolla seuraavalla tavalla:
Olkoon SYS jokin systeemi ja sen komponentit V, M, A ja R seuraavat:
V = (ydin)Visio : Tarkoitus, idea, päämäärät
M = Missio: Strategiat, toiminnot, menetelmät
A = Aktorit: Toimijat, ryhmät, tiimit, verkostot, käyttäjät, asiakkaat, toimintamallit, pelisäännöt, vuorovaikutusmallit
R = Rakenne: Komponentit, tekniikat, rajat, työnjako, toimintaympäristö, sisäiset ja ulkoiset yhteydet
Tällöin systeemikuvaus S(SYS) hetkellä T on: S(SYS) = D(VMAR, T)
Selvittämällä systeemin tilan keskinäisiä riippuvuuksia ja toimintojen ja osioiden keskinäisiä vaikutuksia saadaan myös tietoa sen muutosprosesseista ja muutosmahdollisuuksista.
Kun siis lähdetään selvittämään jonkin määrätyn systeemin (SYS) muutosta ja sen vaikutusta alkutilanteesta S0 uuteen tilanteeseen S1, jonka muutos C1 aiheuttaa aikavälillä T0 -> T1, systeemin uusi tila voidaan kirjoittaa seuraavasti:
Nuolimerkki Þ tarkoittaa muutoksen C1 vaikutusta systeemiin. Kaava tarkoittaa siis, että kun alkuhetkenä T0 kuvattuun systeemiin VMAR0 on vaikuttanut määriteltävissä oleva muutos C1, systeemi muuttuu uudenlaiseksi (VMAR1), joka on nähtävissä hetkellä T1. Muutos siis on tuottanut uudenlaisen systeemin, jossa jonkin komponentin määriteltävissä oleva muutos on aiheuttanut koko aiemman systeemin toiminnallisen muutoksen.
Millaiset muutokset sitten voivat aiheuttaa systeemisen muutoksen? Systeemin muutos perustuu useimmiten tiedon määrän kasvun aiheuttaman systeemin järjestysasteen muutokseen, ja jos aktiivisten toimijoiden määrä tai käyttäytymismalli on muuttunut esimerkiksi siksi että toimintaketju on katkennut, jokin toimija on poistunut kokonaan tai jokin uusi toimija on lisätty tai jos systeemin tarkoitus on muuttunut. (Keskinen 1999, 69.)
Organisaatio oppivana systeeminä
Kun puhutaan organisaatiosta oppivana systeeminä, tällä tarkoitetaan sitä että organisaation toiminta järjestetään mahdollisimman tehokkaasti aiottujen päämäärien saavuttamiseksi. Organisaatiota oppivana systeeminä luonnehtii siis päämäärätietoisuus, joka ei tarjoa pelkästään ohjeistusta eri vaihtoehtojen valitsemisen välillä vaan määrittää myös sen, mitä tehdään, millaisella henkilökunnalla se tehdään ja kuinka voimavarat jaetaan (Scott 1981).
Organisaation kehittyessä sen rakenne vähitellen erikoistuu ja muuttuu yhä hierarkkisemmaksi ja muodollisemmaksi. Lisääntyvä hierarkkisuus ja muodollisuus johtuvat siitä, että organisaatiossa on tarve lisätä ennustettavuutta organisaation käyttäytymisessä ja siten hallita ja ohjata sitä.
Organisaatio systeeminä koostuu alasysteemeistä, jotka saattavat olla vain vähäisessä määrin tekemisissä toistensa kanssa ja pystyvät siten melko itsenäiseen toimintaan. Jokaisessa organisaatiossa on olemassa myös erilaisia epämuodollisia rakenteita, jotka ovat organisaation alasysteemejä. Näin organisaatiossa on samanaikaisesti sekä muodollisia että epämuodollisia normeja ja käyttäytymistapoja. Tämän vuoksi organisaatiota voidaan luonnehtia ryhmien ja etujen muodostelmaksi, jossa jokainen yrittää yhteistoiminnan kautta saada kollektiivilta itselleen jotain hyötyä (Pfeffer & Salancik 1978).
Silloin kun organisaation pitäisi keskittyä sisäisen tehokkuuden sijasta ulkoisen tehokkuuden saavuttamiseen, etukäteen liian jäykästi määritellyt tavoitteet ja organisaation rakenteen erikoistuminen yhä pienempiin kokonaisuuksiin – alasysteemeihin – voivat olla esteenä innovaatioille ja luovuudelle. Systeemianalyysin tekijälle onkin tärkeä haaste pystyä hahmottamaan muodollisten ja ennalta määrättyjen alasysteemien lisäksi myös sen toimintaa voimakkaasti ohjaavat ja määrittävät epämuodolliset alasysteemit. (Scott 1981.)
Mitä pehmeä systeemimetodologia on
Systeemiajattelu ja siitä kehitettyjen erityisten menetelmien kokonaisuus eli systeemimetodologia ovat keino ymmärtää havaittujen ilmiöiden ja tapahtumien kokonaisuuksia, ominaisuuksia ja niiden välisiä suhteita. SSM:n avulla voidaan tarkastella monimutkaisia dynaamisia prosesseja ilman, että jokainen prosessiin tavalla tai toisella vaikuttava toimija joudutaan määrittelemään, mallintamaan ja kuvaamaan matemaattisesti. Erityisesti se auttaa hahmottamaan kokonaisuuksien hierarkkista järjestymistä ja muodostamaan entistä laajemman ymmärryksen tarkastelun alla olevista ongelmaryppäistä. Systeemimetodologiaa voidaan käyttää todellisten ongelmatilanteiden ratkaisun tukena. SSM:ää voidaan soveltaa menestyksellisesti sellaisissa systeemeissä, jotka ovat luonteeltaan ”pehmeitä”, eli sellaisia avoimia systeemejä, jotka toimivat jatkuvassa vuorovaikutuksessa toimintaympäristönsä kanssa, joiden määrittely on epätäsmällistä tai ne ovat kokonaan huonosti määriteltävissä ja jotka ovat luonteeltaan epävarmuutta sisältäviä ja vajavaisesti ennustettavia.
Checklandin ja Scholesin (1999, 20) mukaan ihminen tarkkailee ja ymmärtää ympärillään olevaa monimutkaista ja jatkuvasti muuttuvaa maailmaa tulkitsemalla sitä jatkuvasti oppimiensa ja omaksumiensa sisäisten mallien avulla ja suodattamalla siitä itselleen järkeviä ja johdonmukaisia kokonaisuuksia. Siinä missä ympäröivä todellisuus on kompleksinen, kaoottinen, sumea ja epävarma, ihminen muodostaa mieleensä siitä kuitenkin oppimiensa käsitteiden avulla johdonmukaisia kokonaisuuksia ja pyrkii muokkaamaan niistä sitten oppivia systeemeitä. On kuitenkin virhe, jos sekoitetaan todellinen maailma ja siitä laadittu uskottava kuvaus keskenään.
Kuvio 2. Ihminen tulkitsee havaitsemaansa maailmaa sellaisten ajatusten ja käsitteiden avulla, jotka ovat alun perin peräisin tästä samasta maailmasta ja hänen omasta kokemuksestaan siitä. (Checklandin ja Scholesin 1999, 21 mukaan.)
SSM:n käyttötilanteet
Pehmeää systeemimetodologiaa voidaan käyttää hyväksi erityisesti sellaisessa tilanteessa, jossa systeemin (organisaation, yrityksen, kunnan, vuorovaikutusjärjestelmän tms.) toiminta on ajautumassa hallitsemattomaan tilanteeseen esimerkiksi ympäristössä tapahtuvan nopean muutoksen tai uuden informaation vuoksi. Tällaisessa tilanteessa usein systeemin sisällä vallitsee epätietoisuus tai vahva erimielisyys toiminnan suunnasta, linjauksista ja tarvittavista toimenpiteistä, joiden avulla tilannetta voitaisiin hallita. Tilanne voi syntyä myös silloin, kun systeemi on voimakkaan innovatiivisessa tilassa, kuten esimerkiksi silloin, kun luodaan uutta tuotetta tai sovellusta tai kun etsitään kokonaan uutta tapaa toimia (Kuusisto 2001).
Kun tilanne koetaan ongelmalliseksi, aina ei myöskään ole tarkkaan selvillä, mistä ongelma oikeastaan johtuu. SSM:n hyvä puoli tilanteen selkiinnyttämisessä onkin juuri siinä, että sen avulla pystytään jäsentämään ongelmatilanne osa-alueisiin, selvittämään tarkasti ne toimintamallit, käytännöt ja prosessit, jotka eivät toimi tarkoitetulla tavalla, ja sitten miettimään yksityiskohtainen toimintastrategia tilanteen parantamiseksi ja ongelmien ratkaisemiseksi.
SSM:n kehittäjän professori Peter Checklandin (1985) mukaan pehmeä systeemimetodologia on siis joukko periaatteita, joiden perusteella mikä tahansa organisoituva kokonaisuus voidaan ymmärtää systeeminä. Kun järjestelmä näin ymmärretään, se pystytään myös kuvaamaan systeeminä ja sitä voidaan näiden periaatteiden avulla muuttaa, kehittää toiminnallisesti ja parantaa johdonmukaisella ja monipuolisella tavalla. Näin ymmärrettynä systeeminen järjestelmä on myös oppiva.
Pehmeän systeemimetodologian periaatteet
Systeemimetodologiasta puolestaan kehitettiin oma menetelmä, pehmeä systeemimetodologia eli SSM (Soft Systems Methodology, ks. Checkland 1985), jota voidaan soveltaa myös tulevaisuudentutkimuksen tarpeisiin organisaatioiden tulevaisuustyöskentelyn tueksi (Mannermaa 1993). Mannermaa puhuukin evolutionaarisesta tulevaisuudentutkimuksesta ja evolutionaarisesta systeemiajattelusta.
SSM on alun perin toimintatutkimukseen pohjautuva menetelmä, joka periaatteiltaan pohjautuu Checklandin vuonna 1985 kehittämään työskentelytapaan ja sen parannettuun versioon, jonka Checkland esitteli yhdessä Jim Scholesin kanssa tekemässään kirjassa (1999). Tulevaisuudentutkimuksessa menetelmän avulla pyritään löytämään yhteys päätöksentekoyksiköiden (kuten erilaisten organisaatioiden, yritysten tai vaikka kuntien) tavoitteiden asettelun, organisaation tulevaisuuden vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia koskevan tutkimuksen tuottamien visioiden ja nykyisyyttä koskevan itseymmärryksen välille. Tästä tiedosta synnytetään jäsentyneen tutkimus- ja analyysivaiheen avulla näkemys muutosprosessista, jolla päätöksentekoyksikkö voi varautua erilaisiin mahdollisiin tulevaisuuksiin ja pyrkiä toteuttamaan menetelmän avulla avautuneiden mahdollisuuksiensa mukaan sille itselleen parasta vaihtoehtoa. Erityisesti pannaan painoa systeemin toimijoiden välisten suhteiden kehittymisprosesseihin.
Kuvio 3. Pehmeän systeemimetodologian malli. (Checklandin ja Scholesin 1999, 29 mukaan.)
Checkland ja Scholes (1999) muistuttavat, että heidän tapansa käsitellä systeemimetodologiaa on enemmänkin mallin rakentamista kuin varsinaista metodologista kehittelyä ja niinpä mallin sovittelu työkaluksi erilaisiin tarpeisiin on hyväksyttävää. Seuraavassa esitellään ensin Checklandin ja Scholesin malli ja vedetään sitten eräitä johtopäätöksiä siitä, miten mallia voidaan soveltaa tulevaisuudentutkimuksen työkaluna.
Pehmeän systeemimetodologian kulku
Checkland ja Scholes (1999, 28-29) kuvailevat pehmeän systeemimetodologian kulkua seuraavasti: Ensin joku tarkkailija (tai useampia tarkkailijoita) määrittelee jonkin määrätyn arjen tilanteen ongelmalliseksi. Hänellä on tunne, että tilanne pitää saada hallintaan – sitä pitää parantaa. Niinpä muutosta haluavan ja motivoituneen tarkkailijan tai tarkkailijoiden (ks. kuvan oikeassa ylälaidassa ”tilanteen mahdolliset muuttajat”) on ensin selvitettävä ”mitä-” ja ”miten-” kysymykset eli pohdittava mikä ongelma oikeastaan on. Tilanteen mahdolliset muuttajat ovat usein myös ongelman ”omistajia” eli heidän asemansa, näkökulmansa ja tarpeensa määrittävät sen, mistä näkökulmasta ongelmaa lähdetään tarkastelemaan. Vasta sitten voidaan lähteä selvittämään, miten sitä voitaisiin lähteä ratkaisemaan. Heidän on mietittävä myös arvonäkökohtia – jos tilannetta täytyy parantaa, kenen käsitys paremmuudesta pitäisi ottaa ohjenuoraksi? Toiseksi, tilanne on itsessään historian – tapahtumien, niihin liittyvien päätösten ja päätösten seuraamusten – looginen tuotos. Checklandin ja Scholesin mukaan on tärkeää tuntea tilanteen historia, jotta siitä voitaisiin oppia ja jotta siinä tehtyjä virheitä ei turhaan tulisi toistettua.
Tästä seuraa kaksi toisiinsa vaikuttavaa tutkimuksellista kokonaisuutta tai, kuten Checkland ja Scholes sanovat, ”virtaa”, jotka yhdessä johtavat muutokseen tilanteen parantamiseksi. Taustalla on sekä havaintoja erilaisista ko. tilanteeseen liittyvistä merkityksellisistä toimista (kuviossa ”tehtävät”) että asioista, joista toimijat ovat usein eri mieltä (kuviossa ”asiat”). Seuraavassa seuraamme ensin kuvan oikeassa laidassa esitettyä logiikkaan perustuvaa prosessia, jossa nimetään ja mallinnetaan ihmisen toimintaan perustuvan systeemin merkityksellisiä osa-alueita ja käytetään näitä sitten valaisemaan ongelmatilannetta. Tämä toteutetaan vertailemalla malleja todellisuuteen ja näin saadaan aineksia keskustelua varten.
Logiikkaan pohjautuva analyysi
Ensiksi mietitään logiikkaan pohjautuvaa analyysia. Tällä Checkland ja Scholes tarkoittavat sitä, että systeemi ja toiminta jaetaan erillisiin alasysteemeihin ja osatoimintoihin, joita he nimittävät inhimillisen toiminnan systeemeiksi. Nämä systeemit nimetään, mallinnetaan ja niiden avulla kuvataan ongelmatilanteen kulku tai ongelmia tuottava järjestelmä. Malleja verrataan todellisuuteen ja näin kaivetaan esille todellisuuden ja mallien väliset erot.
Toisin sanoen tässä vaiheessa selvitetään kohta kohdalta se, mikä toiminnoissa mättää – miksi toiminta tai järjestelmä ei toimikaan niin kuin sen pitäisi. Toimijalla – olipa se organisaatio tai instituutio tai mikä tahansa systeemi – on kuva siitä, miten asioiden pitäisi olla. Prosessin avulla selvitetään todellinen tilanne tai toiminnon kulku ja sitten tätä todellista tilannetta tai toiminnon kulkua verrataan malliin kohta kohdalta. Näin saadaan yksityiskohtainen ja tarkka kuvaus todellisuudesta keskustelua ja jatkotoimenpiteitä varten.
Kulttuurinen analyysi
Kulttuurinen analyysi koostuu kolmesta erilaisesta tavasta kuvata ongelmatilannetta. Ensimmäinen tarkastelee yksinkertaisesti sitä, mitä tapahtuu, kun tapahtumien kulkuun puututaan. Tällainen puuttuminen muuttaa tilannetta. Toinen kuvaus tarkastelee tilannetta sosiaalisena systeeminä ja kolmas poliittisena systeeminä.
Sekä logiikkaan pohjautuva analyysi että kulttuurinen analyysi vaikuttavat toisiinsa ja ovat toisistaan siten riippuvaisia. On selvää, että kun tarkastellaan erilaisia inhimillisen toiminnan systeemejä, ne väistämättä myös kertovat jotain siitä, millaisessa toimintaympäristössä toimijat toimivat.
Ydinmääritelmän rakentaminen
Merkityksellisten systeemien etsimisessä ja nimeämisessä rakennetaan ydinmääritelmä, joka ilmentää systeemin toimintaa sellaisenaan. Ydinmääritelmä rakennetaan etsimällä ja nimeämällä sen osatekijät – Checkland ja Scholes kutsuvat tätä CATWOE-prosessiksi. CATWOE-prosessi tarkoittaa systeemin toiminnan ja sen prosessien jakamista osatekijöihin ja näiden välisten vaikutuksien jäsentämistä. Näin rakennetaan todellisuudesta malli ja sitten todellisuutta verrataan tähän malliin.
CATWOE tulee sanoista
Customer (asiakas, jonka toimintaan prosessi vaikuttaa),
Actors (toimijat, jotka saavat prosessin aikaan),
Transformation process (muutosprosessi itsessään, joka saa systeemiin tulevan resurssin muuttumaan tuotteeksi),
Worldview (maailmankuva),
Owners (omistajat, jotka voivat pysäyttää muutoksen),
Environmental constraints (toimintaympäristön asettamat vakiot eli ulkoiset ja prosessin johdosta muuttumattomat rajoitukset) (Checkland & Scholes 1999, 35).
CATWOEn avulla siis selvitetään ne yksittäiset osasysteemit, systeemiset prosessit ja tekijät, jotka tavalla tai toisella vaikuttavat kokonaissysteemin toimintaan. Ydinmääritelmä rakennetaan vastaamaan kysymyksiin ”mitä pitää tehdä?”, ”miten se tehdään?” ja ”miksi se tehdään?” eli systeemi X tehdään käyttäen apuna Y, jotta saavutettaisiin Z.
CATWOE ja Taavi Tavallisen aidanmaalaus
Checkland ja Scholes esittävät siis esimerkkinä CATWOE-prosessista talonomistajan, joka haluaa maalata puutarhansa aidan samanlaiseksi kuin talon ovi parantaakseen ja yhtenäistääkseen omaisuutensa ulkonäköä. Ydinmääritelmänä on tässä tapauksessa perusmuodossaan seuraava:
Talon asukasomistajan systeemi puutarha-aidan maalaamiseksi (=X) perinteisellä käsinmaalausmenetelmällä kiinteistön yhtenäistä koristelutyyliä noudattaen (=Y) tarkoituksena parantaa kiinteistön ulkonäköä (=Z).
Kun esimerkki konkretisoidaan, ajatellaan vaikkapa tilannetta, jossa kunnan kiinteistöosasto on huolestunut kylien asukkaiden viihtyvyydestä ja päättää, että kunnan alueella sijaitsevien talojen, pihojen ja kylänraittien kuntoa ja ulkonäköä on parannettava. Niinpä kunnan julkisivulautakunta käy läpi kylän talot ja lähettää sitten asukkaille korjaus- ja parannuskehotuksia. Samanaikaisesti rouva Klaara Tavallinen on huolestunut siitä, että koska hänen aviomiehensä Taavi viime kesänä maalasi talon ulko-oven ja katon, maalaamaton aita näyttää kamalalta. Samalla Taavin kuntokin rapistuu silmissä ja mitähän ne naapuritkin sanovat. Niinpä Klaara ottaa Taavin puhutteluun ja komentaa tämän maalaamaan aidan.
Niinpä Taavi ostaa maalia ja pensselin ja maalaa aidan.
Kuvio 4. Taavi Tavallisen aidanmaalaus (Checklandia ja Scholesia 1999, 37 mukaellen).
C = kunnan julkisivulautakunta ja talonomistaja Taavi Tavallinen sekä hänen vaimonsa Klaara.
A = talonomistaja Taavi Tavallinen, Klaaran kaulin, maali, pensseli.
T = maalaamaton aita, joka muuntuu maalatuksi aidaksi vastaamaan määriteltyä tavoitetta.
W = Taavi Tavallisen itsensä käsinmaalaama aita voisi parantaa talon ja kylän raittinäkymän ulkonäköä.
O = talonomistaja Taavi Tavallinen (joka kyllästyykin touhuun), rouva Klaara Tavallinen (jonka voikin päättää, että valittu väri ja tyyli eivät kelpaakaan), vesisade.
E = julkisivulautakunta, joka ilmoitti Taaville, että aita on maalattava, Klaara, joka ilmoitti, että aidasta tulee samantyylinen kuin talon aikaisemmin käsin maalattu ovi, ja aita itse, jota ei voi maalata ruiskulla, nopeasti hupeneva kallis maali ja Taavin lompakko, joka tyhjeneekin aiottua nopeammin.
Taavi Tavallisen aidanmaalaus systeemisenä kuvauksena
Kuitenkin kun aidanmaalausta lähestytään systeemisenä toimintana, se sisältää monia erilaisia vaiheita, jotka limittyvät toisiinsa – varsinaisen työn lisäksi tehtävään kuuluu erilaisia arviointeja, kontrollitoimenpiteitä ja päätöksiä:
Kuvio 5. Ydinmääritelmän pohjalta laadittu pehmeän systeemimetodologian malli: Taavi Tavallisen aidanmaalaus systeeminä (Checklandia ja Scholesia 1999, 40 mukaellen).
Todellisuuden ja siitä tehdyn mallin tarkastelu
Kun toiminnasta tai prosessista on saatu aikaan Taavi Tavallisen aidanmaalauksen kaltainen malli (kuvio 5), sitä voidaan käyttää ongelmatilanteen tarkasteluun ja ymmärtämiseen. Kuitenkin on tärkeää pitää mielessä, että kysymyksessä on siis vain malli todellisuudesta, ei itse todellisuus. Niinpä mallin oikeellisuutta tai validisuutta jatkotyöskentelyssä on vaikea arvioida muuten kuin siltä kannalta, kuinka hyvä ja tarkoituksenmukainen se on työkaluna. Checkland ja Scholes (1999, 41) painottavatkin, että tässä vaiheessa kannattaa palata ydinmääritelmään ja miettiä ja keskustella tarkoin, onko kaikki siinä esitetyt käsitteet ja asiat selvitetty mallissa ja ovatko kaikki toiminnan tai prosessin oleelliset osa-alueet varmasti mukana kuvauksessa.
Kulttuurisen analyysin virta
Kun palataan takaisin kuvioon 3, tarkasteltavana seuraavaksi on vasemmanpuoleinen virta eli kulttuurisen analyysin virta. Kulttuurisella analyysillä tarkoitetaan sen selvittämistä, millaisessa kulttuurissa toiminta tehdään ja/tai prosessi etenee. Tämä tehdään erittelemällä organisaatiossa väliintulo ja väliintulijat (Intervention analysis), sosiaalinen systeemi ja poliittinen systeemi. Jos ajatellaan esimerkiksi organisaation toimintaa systeemisenä kokonaisuutena, tämä tarkoittaa pohjimmiltaan jokaisen organisaatiosysteemin erillisen toiminnon ja tehtävän erittelemistä toiminta ja osatoiminta kerrallaan, jokaisen toimintaan osallisen toimijan löytämistä niin organisaation sisällä kuin sen ulkopuolellakin ja toimijoiden sekä toimintojen välisten suhteiden esiinkaivamista ja tarkastelemista.
Väliintulon analyysi
Kun SSM-prosessi lähtee käyntiin organisaatiossa tai muussa systeemissä, sen syynä yleensä on jokin ongelma, jota ei osata tai pystytä muulla tavalla hoitamaan. Usein tämän ongelman esillenostaja tai aiheuttaja on eräänlainen väliintulija (Checkland 1981, 238-240). Väliintulija on usein se henkilö, joka ottaa asiakseen lähteä pohtimaan ongelmaa systeemianalyysin avulla – Checkland nimittää tätä henkilöä asiakkaaksi. Toinen tärkeä väliintulija on mahdollinen ongelman ratkaisija, joka voi myös olla em. asiakas. Mahdollisen ongelman ratkaisijan tehtävänä on miettiä, keitä erityisesti ongelma koskee ja ketkä siis pitäisi ottaa mukaan ratkaisuprosessiin. Kolmas tärkeä rooli on itse ongelman omistajalla eli siis niillä, keitä se eniten ja selkeimmin koskettaa.
Ongelman omistajat voivat olla henkilöitä tai systeemejä organisaation sisällä, mutta ne voivat myös olla erilaisia tekijöitä organisaation ulkopuolella. Esimerkkinä voitaisiin ottaa vaikkapa tutkimus, jossa selvitetään museotoiminnan tulevaisuutta Suomessa: ongelman omistajia tässä tapauksessa ovat esimerkiksi Museovirasto, yksittäiset museot, niiden työntekijät, opetusministeriö ja kulttuuriministeriö, koulut, rakennusvirastot, kaavoittajat ja tavallinen yleisö – lisää löytyy varmasti tarkastelunäkökulmasta riippuen.
On tärkeää miettiä systeemiprosessin alussa kuka on asiakas, kuka tai ketkä ovat mahdollisia ongelman ratkaisijoita ja ketkä ovat ongelman omistajia. Näin voidaan vähitellen löytää tutkimusprosessissa tärkein näkökulma ja muodostaa oleelliset ydinmääritelmät.
Sosiaalisen systeemin analyysi
Mallin tarkastelussa ja siihen liittyvässä keskustelussa pyritään siis saamaan esiin sellaisia muutoksia, jotka voitaisiin toteuttaa todellisessa maailmassa ja joiden avulla voidaan myös sovittaa yhteen erilaisia tarpeita ja hyötyjä. Kuitenkaan pehmeää systeemimetodologiaa ei pidä nähdä pelkästään prosessina, jonka avulla etsitään samanmielisyyttä, konsensusta. Tarkoituksena on pikemminkin löytää järkevä ja toimiva malli, jolla systeemiä voidaan kehittää kaikkia osapuolia tyydyttävällä tavalla.
Kuvio 6. Sosiaalisen systeemin muodostuminen arvojen, normien ja roolien välisen vuorovaikutuksen tuloksena (Checklandin ja Scholesin 1999, 49 mukaan).
Sosiaalinen systeemi muodostuu toimijoiden roolien, normien ja arvojen välisestä jatkuvasta vuorovaikutuksesta (Checkland & Scholes 1999, 48-50). Rooli on niiden toimijoiden sosiaalinen asema, joita prosessiin osallistujat ja ongelman ”omistajat” pitävät tärkeänä. Rooli voidaan määritellä institutionaalisesti (esimerkiksi luokan opettaja, ryhmän johtaja, kaupan apulainen tms.) ja se kertoo silloin niistä tehtävistä, vastuista, velvoitteista ja oikeuksista, joita roolissa olevalla toimijalla organisaatiossa on. Toisaalta rooli voidaan määritellä myös käyttäytymisen mukaan (esimerkiksi vitsailija, sosiaalinen aktivisti, syrjäänvetäytyjä) tai arvojen, normien ja yhteiskuntaan tai organisaation omaan toimintaan liitettyjen odotusten mukaan (esimerkiksi hyvä hoitaja, kiltti oppilas, taitava copy).
On myös tärkeä muistaa, että sosiaalista systeemiä on vaikea lähestyä pelkästään selvittämällä kyselemällä toimijoiden arvoja, normeja ja rooleja organisaatiossa. Näin saadaan usein vastaukseksi vain kuvauksia siitä, kuinka asioiden pitäisi olla tai kuinka niiden oletetaan olevan, ei sitä, kuinka ne todella ovat. Sen vuoksi myös sosiaalinen systeemi täytyy pilkkoa osasysteemeiksi ja pohtia sitten osa kerrallaan, kuinka se todellisuudessa on muodostunut, kuinka se toimii, ja onko toiminta odotusten ja tavoitteiden mukaista (tehokasta, taloudellista, järkevää tms.).
Poliittisen systeemin analyysi
Checkland ja Scholes (1999, 50-53) selittävät poliittisen systeemin toimijoiden intressien, valtasuhteiden ja toimintojen hallinnan vuorovaikutuksena. Poliittinen systeemi selvitetään kysymällä, kuinka valta tulee tai tietoisesti tuodaan ilmi tarkasteltavassa tilanteessa. Samalla selvitetään sitä, minkälaisten systeemien kautta valtaa ilmaistaan. Tämän selville saamiseksi on kysyttävä kuka pitää näitä systeemejä yllä, kuka niitä käyttää ja kuka niitä muuttaa, onko niitä mahdollista siirtää ja jos on, kuka siirrosta vastaa, jne. Näin selvitetään vähitellen ne mekanismit, joiden avulla systeemi toimii poliittisesti.
Voidaan ajatella, että systeemin kaikilla toimijoilla on jonkinlainen suhde systeemissä käytettyyn valtaan. Valtaa käytetään hyvin monella tavalla ja se ei ole mikään yksiselitteinen kokonaisuus. Sitä voidaan esimerkiksi käyttää enemmän tai vähemmän, tehokkaasti tai heikosti, oikein tai väärin. Eri tavoin valtaa käyttävien toimijoiden kohdalla selvitetään, kenellä on muodollinen auktoriteetti, perustuuko se rooliin, millaista älyllistä tai osaamiseen liittyvää auktoriteettia organisaatiossa käytetään (vrt. hiljainen tieto), käytetäänkö henkilökohtaista karismaa, ulkoapäin saatua mainetta jne.
Kannattaa muistaa, että organisaation valtasuhteet saattavat olla tulenarka aihe, jota on vaikea ulkopuolisen lähestyä, saati saada niistä aitoa ja totuudellista tietoa. Monasti valtasuhteet ovat epäselviä myös systeemin toimijoille ja taaskin jos asiaa kysytään ”kylmiltään”, tuntematta organisaation kulttuuria ja käytäntöjä kunnolla, vastaukset kertovat enemmänkin siitä miten asiat muodollisesti (ohjesäännön tai toimintasuunnitelman tms. mukaan) ovat tai siitä miten niiden tulisi olla kuin siitä, miten ne todellisuudessa ovat.
Lähteet:
Begley, J. 1999. Understanding General Systems Theory. http://www.bsn-gn.eku.edu/BEGLEY/GSThand1.htm
Checkland, P. 1985: Systems Thinking, Systems Practice. John Wiley & Sons, Pitman Press, Bath.
Checkland, P & J. Scholes, 1999: Soft Systems Methodology in Action. John Wiley & Sons Ltd., Chichester.
Huopainen, R, 1997: Tulevaisuuden museossa. Museovirasto, Helsinki.
Keskinen, A. 1999: Towards User Empowerment. On Development of Utilisation and Communications Technology in Decision-making of Administrations. Tampereen yliopisto, Studia Politica Tamperensis No. 6, 1999.
Keskinen, A. 2001: Extended Account with Application Examples on Chapter 2.3. of Doctoral Dissertation ”Towards User Empowerment” on 13.8.1999 of Auli Keskinen. Julkaisematon käsikirjoitus.
Kuusi, O. 1999: Expertise in the future use of generic technologies. Epistemic and methodological considerations concerning Delphi studies. Acta Universitatis Oekonomicae Helsingiensis A-159, Helsinki.
Kuusisto, R. 2001: Pehmeä systeemimetodologia johtamisen suorituskyvyn työkaluna. Julkaisematon seminaaripaperi, Tulevaisuudentutkimuksen VerkostoAkatemian jatkokoulutusseminaari Turussa 13.-14.12.2001.
Luukkanen, Jyrki: Role of Planning Philosophy in Energy Policy Formulation – In Search of Alternative Approaches, Technical University of Tampere, Publications 129, 1994
Mannermaa, M. 1991: Evolutionaarinen tulevaisuudentutkimus. Tulevaisuuden tutkimuksen seuran julkaisusarja Acta Futura Fennica No. 2, VAPK Helsinki.
Mannermaa, M. 1993: Pehmeä systeemimetodologia evolutionaarisessa tulevaisuudentutkimuksessa. Kirjassa Vapaavuori, Matti (toim.): Miten tutkimme tulevaisuutta? Acta Futura Fennica No. 5, Painatuskeskus, Helsinki, 1993
Niiniluoto, I. 1999. Voidaanko tulevaisuudesta tietää? Tieteessä tapahtuu Vol 17, No 1, luettavissa myös http://www.tsv.fi/ttapaht/991/niiniluoto.htm
Pfeffer, J. & Salancik, G. R. 1978. The External Control of Organizations. Harper & Row, Publishers.
Remes, P. 1993: Future readiness in vocational adult education. Institute for Educational Research, Publication Series A. Research Reports 52, Jyväskylä, University of Jyväskylä.
Scott, R. W. 1981. Organizations Rational, Natural and Open Systems. Prentice Hall, Inc.
TOPI - Tulevaisuudentutkimuksen oppimateriaali 