Anita Rubin

Vaihe 1. Nykytilan kriittinen tarkastelu

Skenaariotyöskentely voidaan jaotella kuuteen vaiheeseen. Kun skenaariotyöskentely aloitetaan, ensin kartoitetaan organisaation, yrityksen tai kyseessä olevan muun järjestelmän nykytilaa selvittämällä ensin vaikka SWOT-analyysin avulla omat vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhkat sekä analysoidaan käytettävissä olevat resurssit ja mahdolliset kehityskulkuun vaikuttavat ulkoiset tekijät. Selvitetään arvot, toiveet, pelot ja tavoitteet ja tarkkaillaan mahdollisia heikkoja signaaleja. Näkökulmiin ja valintoihin vaikuttaa myös ns. hiljainen tieto, tietotaito, se kaikki tieto, viisaus ja osaaminen, mitä ei opita kirjoista.

Vaihe 2. Skenaarioiden laatiminen

Näiden pohjalta rakennetaan sitten jollakin muuhun tutkimusasetelmaan soveltuvalla menetelmällä tulevaisuuden skenaariot. Olisi hyvä, että skenaarioita rakennettaisiin vähintään kolme, jotta vaihtoehtoja olisi aidosti tarjolla. Mannermaa (1999, 66) sanookin, että mielekäs skenaarioiden määrä liikkuu kolmen ja viiden välillä: Kaksi on liian vähän, koska silloin on vaikeaa esittää muuta kuin dikotominen hyvän ja pahan skenaarion jako, joka todellisuudessa on vain vaihtoehdottoman, yhden tulevaisuuden malli. Eihän kukaan halua uhkakuvan toteutumista vaan pyrkii kaikin keinoin välttämään sitä.

Jos toisaalta skenaarioita on liian monta, skenaarioiden hallinta ja prosessointi ja sitä myöten skenaariotyöskentely vaikeutuu. Skenaarioista voidaan myös rakentaa jatkumoja, eräänlaisia skenaarioputkia, jota kuvaavat kehityksen kulkua määrättyjen ulkoisten ehtojen vallitessa (Tapio 1992).

Vaihe 3. Vision laatiminen

Sen jälkeen skenaarioiden pohjalta laaditaan organisaation oma visio eli tulevaisuuteen sijoittuva tahtotilan kuvaus (Mannermaa 1999, 60). Parhaimmillaan visio on yhteisesti laadittu ja jaettu näkemys siitä, millainen organisaatio voisi olla. Näin saadaan luotua tavoitetila määrätyn ajanjakson kuluttua.

Vaihe 4. Mission laatiminen

Vision pohjalta ja skenaariotyöskentelyn tuloksena saavutettujen skenaariotyökalujen avulla kehitetään sitten missio, joka on tavallaan luonnos visioon johtavasta polusta eli tarvittavista toimenpiteistä ja päätöksistä, joiden avulla visio on saavutettavissa. Missioon kuuluu myös välitavoitteiden määrittely strategisen suunnittelun osana.

Vaihe 5. Vision ja mission vuoropuhelu

Lisäksi mission ja vision välillä käydään jatkuvaa vuoropuhelua – ne eivät ole staattisia ja pysyviä vaan dynaamisia, muuntuvan todellisuuden mukaan joustavia työkaluja tulevaisuuden haltuun ottamiseksi.

Vaihe 6. Skenaarioiden korjaaminen uuden tiedon pohjalta

Samalla on hyvä muistaa, että skenaariotyöskentely on parhaimmillaan prosessi. Kertaluonteisenakin se avaa organisaatiolle tai yritykselle uusia näkökulmia ja vaihtoehtoja toiminnan suunnitteluun. Kuitenkin on tärkeää ymmärtää, että murrosajan nopeasti muuttuvassa yhteiskunnallisessa tilanteessa myös organisaation vaikutusvallan ulkopuolella olevat asiat muuttuvat: esimerkiksi uudet innovaatiot tuovat jatkuvasti uusia haasteita, verkostoituminen ja globalisoituminen sekä asenteisiin ja arvoihin liittyvät muutokset asettavat uusia ehtoja organisaation toimintaympäristölle ja taloudelliset suhdanteet vaikuttavat tarpeisiin ja tavoitteisiin.

Tästä syystä skenaarioprosessi olisikin toistettava tai ainakin sen tärkeimmät skenaariot olisi hyvä päivittää aina ympäristön ja viitekehyksen muuttuessa, jotta organisaation visio pysyisi ajan tasalla. Lisäksi on hyvä välillä palata jo kerran laadittujen skenaarioiden sisältöihin ja miettiä, ovatko ne yhä tarpeeksi laajoja ja kattavia vai jääkö muuttuvan todellisuuden myötä nyt jokin aikaisemmin vähemmän tärkeä elementti ottamatta huomioon, jos seurataan vanhoja skenaarioita. Jos näin on, saattaakin käydä niin että sen sijaan, että kerran laaditut skenaariot ovat hyvä päätöksenteon ja strategiatyöskentelyn työkalu, ne rajoittavatkin näkökulmaa, estävät näkemästä oleellisia yhteiskunnassa tapahtuvia muutoksia ja siten vähentävät organisaation toimintavalmiuksia.

Kuvio 1. Skenaariotyöskentelyn vaiheet.

> Skenaariotyöskentelyn edut strategisessa suunnittelussa